Инструкция по заполнению доверенности

Чтобы мы отгрузили заказ представителю вашей компании (сотруднику, водителю, курьеру), обычно нужна доверенность на получение товара (ТМЦ). Ниже — понятная инструкция: какой бланк выбрать, что подготовить и как заполнить без ошибок.

Когда доверенность действительно нужна

• Товар получает не руководитель и не сам ИП — сотрудник, экспедитор, водитель, курьер.

• Самовывоз со склада по счету/договору, когда получатель — третье лицо.

• Получение через транспортную компанию (или с привлечением курьера), если от вашей стороны действует представитель.

Практика у разных поставщиков может отличаться: иногда просят дополнительные подтверждения полномочий. Поэтому лучше иметь доверенность, если получатель — не руководитель/ИП лично.

Какие бланки подойдут: М-2, М-2а или свободная форма

Свободная форма (универсально и быстро)

Подходит, если вы хотите оформить доверенность «под конкретную задачу»: получение заказа по счету/договору, подпись документов, получение груза у поставщика.

Скачать: доверенность (свободная форма) .DOCX

Форма М-2 (часто используют для разового получения)

Удобна, когда бухгалтерии привычно вести доверенности по стандартному шаблону.

Скачать: доверенность М-2 .XLSX

Форма М-2а (для регулярных получений)

Обычно используют, когда один и тот же сотрудник получает товар регулярно (в течение периода), и это удобно учитывать.

Скачать: доверенность М-2а .XLSX

Что подготовить до заполнения

• Реквизиты вашей организации / ИП (полное наименование, ИНН, адрес и т.д.).

• Паспортные данные получателя (как в документе, без сокращений «на глаз»).

• Основание получения: номер счета/заказа/договора, при необходимости — перечень позиций.

• Данные поставщика: «ООО ОПТОПАК СЕВЕРО-ЗАПАД» и реквизиты (можно свериться на странице реквизитов).

Если нужно сверить реквизиты поставщика для поля «Поставщик/Организация» — используйте страницу: Реквизиты компании.

Пошаговая инструкция: как заполнить доверенность без ошибок

Короткий чек-лист (самое важное):

• Есть дата выдачи и срок (или период).

• Верно указаны ваши реквизиты и паспорт получателя.

• Прописаны полномочия: получить товар + подписать документы (если нужно).

• Есть основание: счет/заказ/договор (номер и дата).

• Стоит подпись уполномоченного лица (и печать — если используете).

1.
Шапка доверенности — номер (если ведете учет), дата выдачи, город/место оформления.

2.
Кто выдает доверенность — полное наименование организации/ИП, ИНН, адрес (при необходимости — КПП/ОГРН).

3.
Кому выдана — ФИО получателя полностью, должность (если есть), паспорт: серия/номер, кем и когда выдан.

4.
Что именно разрешено — сформулируйте полномочия простыми словами:

1. «получать товар (ТМЦ)»

1. «подписывать накладные/УПД, акты приема-передачи» (если нужно)

1. «получать сопроводительные документы»

8.
Основание — укажите, по чему отпускается товар: счет №…, заказ №…, договор №… (с датой).

9.
Поставщик — укажите «ООО ОПТОПАК СЕВЕРО-ЗАПАД» (по реквизитам).

10.
Перечень товара — вариант на выбор:

1. или перечислить позиции (если так принято у вас в компании),

1. или указать «получение товара по счету №…» (когда достаточно ссылки на счет/заказ).

13.
Подписи — подпись руководителя/уполномоченного лица. Если вы используете печать — поставьте печать (при наличии и по вашим правилам документооборота).

Частые ошибки, из-за которых отгрузка задерживается

• Нет даты выдачи или дата проставлена «потом».

• Опечатки в паспорте: серия/номер, кем выдан, ФИО.

• Не указан поставщик или указано другое юрлицо.

• Нет основания (счет/договор/заказ), из-за чего сложно однозначно привязать доверенность к отгрузке.

• Истек срок или срок не читается/непонятен.

• Нет подписи уполномоченного лица (или подпись отличается от принятой в вашей организации).

Если получаете через курьера или транспортную компанию

Если вы отправляете за заказом курьера/водителя, чаще всего удобно:

• в доверенности указать, что получатель вправе «получить товар у поставщика» и «подписать сопроводительные документы»;

• указать реквизиты основания (счет/заказ/договор), чтобы на складе быстро нашли отгрузку;

• передать получателю оригинал доверенности и паспорт (или паспортные данные, если это ваш штатный сотрудник).

У некоторых транспортных компаний бывают свои регламенты приема груза — если получаете через ТК, уточните требования заранее.

Самовывоз и доставка: где посмотреть условия

Условия и сроки доставки, варианты самовывоза и стоимость — на странице Доставка.

Если едете на склад — адрес и маршрут смотрите здесь: Схема проезда.

Подсказка: если вы сомневаетесь, какой бланк выбрать — быстрее всего заполнить свободную форму по счету/заказу. Это обычно снимает 90% вопросов на выдаче.